Verwaltung

Nachfolgend ein Überblick unserer Tätigkeiten in der Wohnungsverwaltung:

Mieten- / Mieter-Buchhaltung

Sollstellung der Mieten

Säumige Mieter mahnen

Zahlungseingänge gegenbuchen

Arbeiten für Steuerberatung

• Belege und Kontobewegungen abgleichen; fehlende Belege besorgen
• Umsatzsteueranteile bestimmen
• Übergabe an Steuerberater
• Aufbewahren der Akten für 10 Jahre
•  

Abrechnung der Nebenkosten

• Ablesen der Jahresverbräuche und Besorgen von Jahresrechnungen
• Auswerten der Buchhaltung
• Mieter-Akonti ermitteln für Heizung / Warmwasser und sonstige Nebenkosten
• Jahresverbräuche ermitteln
• Sonstige umlagefähige Positionen zusammenstellen
• Bearbeiten der Abrechnungen für Messdienste
  • Eintragen der Werte in Formulare
  • Veränderungen im Mieterbestand zusammenstellen

• Rückfragen beantworten
• Kontrolle der Ergebnisse der Messdienste
• Versenden der Ergebnisse (an Altmieter nachsenden)
   

Liegenschaftsbetreuung

Hauswart / Vertrauensmieter

• Suchen
• Auswählen
• Arbeitsumfang bestimmen
• Vergütung regeln
• Tätigkeit kontrollieren und ggf. Abmahnen bei nicht ausgeführten Arbeiten
• Kontakt pflegen
• Erfahrungen austauschen

Zustand isb. Technik

• Beobachten
• Reklamationen und Beschwerden
• Reparaturen veranlassen
• Austausch veranlassen
• Rechnung prüfen und zur Überweisung weiterleiten

Mieter

• Kontakt halten
• Abmahnen bei Fehlverhalten
• Betreuung bei Schadenbehebung
• Sonstige Beschwerden (Tag und Nacht)
   

Allgemein

• Versorgung und Entsorgung sicher stellen
• Strom, Gas / Öl, Wasser
• TV, Telefon, Internet
• Müll
• Versicherungskonzept erstellen, überarbeiten, anpassen

Besonderheiten

• Legionellenprüfungen organisieren
• Optimierung der Lieferanten
• Energiepass vorbereiten, erstellen lassen und prüfen
• Schäden weiterberechnen (Mieter, Versicherungen...)

Vermietung

Leerstände systematisch erfassen

• Bestandsaufnahme bei Auszug des Mieters
• Mängelbeseitigung verhandeln
• Kontrolle der ordentlichen Erledigung evtl. Streiten und formale Ablehnung
• Restmängel beseitigen lassen
• Kontrollgänge Leerstand

Leerstände und Vakanzen besetzen

• Exposé erstellen und in Portal bringen
• Anzeigen in Printmedien
• Interessenten befragen
• Selbstauskunft prüfen (Creditreform)
• Besichtigungstermin organisieren und durchführen
• Mieter auswählen
• Mietvertrag abschließen
• Permanente Erreichbarkeit

Mieterwechsel vollziehen und ins System einpflegen  (Checkliste / Anlage...)

• Mietobjekt übergeben
• Hausgemeinschaft vorstellen
• Versorger ummelden
• Buchhaltung Daten bekannt geben

Neumieter betreuen / Besonderheiten

• Einweisung in die Besonderheiten des Hauses (z.B. Trennung Müll, Thermenbedienung, Parkettpflege, Waschcenter...)

Altmieter betreuen / Besonderheiten

• Konto abschließen
• Mängel abrechnen
• Kaution verrechnen und auszahlen
• Abmeldung beim Versorger (Strom, Gas, Wasser)
• Mietverträge 6 Jahre nach Mietende aufbewahren

 Sonstige Aufgaben

Aufbewahrung Unterlagen ¹⁾                                   

• Akten führen
• Fristen beachten
• Akten vernichten
• Baugenehmigungen
• Versicherungsschäden
• Vermietungsaktionen

Mietkautionen verwalten

• Einsammeln
• Verwalten
• Auflösen
• Gesetzliche Bestimmungen beachten

Mieterhöhung / -senkung

• Chancen ausloten und Mieterhöhung / Mietsenkung durchführen

Rechtsstreitigkeiten

• Vorgänge bis Übergabe an Rechtsanwalt selbständig bearbeiten
• Akte für Rechtsanwalt zusammenstellen
• Vermieter im Termin vertreten
• Zusammenarbeit im Verfahren mit Rechtsanwalt
• Bericht an Eigentümer

Zahlungsverkehr

• Überweisungen ausführen
• Kontoauszüge auswerten

Winterdienst

• Organisieren
• Überwachen
• Abrechnen

Angrenzende Themen der Verwaltung

• Ankauf einer Liegenschaft
• Finanzierung der Immobilie
• Modernisierung und Umbauten
• Steuerkonzepte mit Steuerberatung entwickeln
• „Entwicklung im weiteren Sinne“
• Verkauf der Liegenschaft
• Kontakte zu Stadtverwaltung und Politik
• Kontakte zu Interessenverbänden und dergleichen
• Weiterbildung in allen Bereichen